こんにちは、ラナトです。
仕事をもっと速くこなしたい…
社会人になって間もない頃の私は、しょっちゅうこんなことを考えていました。
私は性格的にじっくり考えて慎重に物事に取り組むタイプなので、ひとつひとつの作業に時間がかかりがちです。
学生時代はそれほどスピード感を求められることがなかったのでなんとかなってきましたが、仕事はクオリティだけではなく、素早い対応も求められることから、ここで壁にぶち当たりました。
職場内やクライアントから催促されたり、クレームになったり…
このままではまずいと思い、仕事術や時間術の本をたくさん読み、普段の仕事に取り入れてみました。
すると、徐々に仕事の対応が速くなってきて、数年経った今では職場内でもかなり仕事が速い方になりました。
色々試行錯誤していく中で、「仕事が速い人は才能がすごいとか性格が合っているとかではなく、仕事を速く進めるためのやり方を自分で考えてきちんと確立できている人だ」と感じるようになりました。
考え方や取り組み方を変えることで、誰でも仕事を速くすることはできると思います。
そこで、仕事を速くしたいと考える方のヒントになるよう、私の仕事が速くなるまでに実践してきたことを、経験談に基づいて共有していきます！
今回は、まずは具体的なノウハウではなく、仕事を速くしていく上で大事な「考え方」からお伝えしていきます！
すぐ実践できるノウハウが知りたいんだけど…
こんなふうに思ったかもしれませんが、仕事を速くするためには根本の「考え方」を変えていくことがとても重要ですので、具体的なノウハウを学ぶ前にぜひ最後まで読んでみていただきたいです！
なぜ「考え方」が重要なのか
仕事術というと、「メールのテンプレートを作る」や「段取りの立て方」など、具体的な対応策がイメージされると思います。
もちろん、それらの具体策も大事なのですが、仕事が速い人は、特定の作業だけが速いわけではなく、全体的に効率よく対応しているのではないでしょうか？
これは、大元となる「考え方」があり、それに基づいて都度応用ができているからです。
そのため、まずはベースとなる「考え方」を理解することが大事なのです。
考え方① 「仕事が速いから早く帰れる」のではなく、「帰る時間が決まっているから速く仕事ができる」
自分は全然仕事が終わらなくて残業なのに、あの人は仕事が速いから定時で帰ってて羨ましい…
こんなふうに思ったこと、きっとあるかと思います。私も思っていました。
ですが、これって実は考え方が逆なんですよね。
つまり、「仕事が速いから早く帰れる」のではなく、「早く帰るために逆算して仕事をしていて、結果的に仕事が速くなっている」ということです。
残業が常態化している人は、(意識はしていなくても)「最悪残業すればいい」という考えを心のどこかで持ちながら仕事をしたり、残業することを前提にスケジュールを組んだりしがちです。
残業がどうしてもできないような状況であれば、定時で仕事を終わりにするしかありません。
私も、定時後に予定を入れることで、残業ができない状況を作るようにしてみました。
そうすると、なんとか仕事が終わるように必死で段取りを考えるようになりますし、翌日に回せる仕事は後にするなど、優先順位も意識するようになります。
残業がかなり多いという方はいきなり定時にしなくてもいいですが、とにかく「先に終業時刻を決める」というのが大事です。
考え方② 「仕事をすること」よりも「仕事の段取りを決める」ことを優先する
仕事を速く進めるためには、段取りを決めて計画的に対応していくことが重要です。
そのためには、仕事を始める前や仕事の区切りのタイミングなどに、その日の仕事の段取りを決める時間を作ることが必要になります。
一方、急ぎの仕事があったりすると、段取りを決めるよりもとりあえず目先の仕事を終わらせようとしてしまい、そのあとは何となく目に付いた仕事や新しく降ってきた仕事を流れでこなす…というパターンになりがちです。
このように、目先の仕事を優先してしまうと、その瞬間は速く仕事を処理できた気になりますが、1日単位で見ると効率が悪くなってしまい、結局仕事が終わらなくなってしまうのです。
目先の仕事をやりたい衝動をぐっと抑えて、計画を立てる時間をしっかり作ることが大切です。
考え方③ 「自分の得意な作業に変換できないか」という視点を持つ
たくさんある仕事の中でも、自分の中でも比較的得意なものと苦手なものがあると思います。
※人と比べるのではなく、あくまでも自分の中での得意不得意でOKです。
例えば、私は口頭でコミュニケーションを取るタイプの仕事(電話対応など)より、資料作成など、ひとりでできる仕事の方が得意です。
このときに、なるべく口頭でのコミュニケーションが生じないように(メールや文書でのやり取りで済むように)仕事を誘導できれば、自分の苦手なことをしなくて済みます。
他にも、自分の苦手な仕事を他の人に頼み、代わりに自分の得意な仕事を引き取るというような方法も考えられます。
発生した仕事をただこなすのではなく、自分の得意分野に引きつけられないかを考えて工夫するという発想が、仕事の効率アップには重要です。
最後に
今回は、仕事を速くするために必要な考え方をお伝えしました。
仕事を速くこなせるようになるためには、教わったテクニックを駆使するだけではなく、自分なりに考えて工夫することが大切です。
今回お伝えした考え方をヒントに、自分の仕事の効率を上げるためにはどうするのがいいか考え、実践してみてください！
ちなみに、仕事を速くするための具体的なテクニックについては、以下の記事で紹介しています。
是非続けて読んでみてください！
