こんにちは、ラナトです。
今回は、仕事を速くしたいと考える方のヒントになるよう、私の仕事が速くなるまでに実践してきたことを、経験談に基づいて共有していきます！
今回の記事の前段階で読んでほしい記事として、「ビジネス本を読み漁って身につけた、めちゃ速仕事術をシェアします！【考え方編】」も作成しています。
まだ読んでいない方は、是非こちらから読んでみてほしいです！
メールは即レスする
まず意識してほしいのは、着手を早くするということです。
メールについては、確認したら可能な限りすぐ返信するようにしましょう。
返信内容を検討するのに時間がかかる場合でも、「検討して連絡します」等の返事をとりあえずしておくのです。
とはいえ、常にメール対応をしていては、他の仕事ができなくなってしまいます。
なので、メールを確認するタイミングを決めて、その時にまとめて対応するようにしましょう。
(メールが届くだけでも集中が切れてしまうので、通知もオフにしておきましょう。)
これについて、「メールの返信を早くする」というのはよく言われる話ですが、かつての私は、
返信を早くしたら、その分相手からの再返信も早く返ってくるので、キリがないじゃん。
などと思い、特にやっかいなメールは何日もあたためてしまうこともありました…
ですが、返信を早くすれば、やり取りが終わるタイミングは確実に早まります。
また、やっかいな仕事を後回しにすると、頭の片隅でそのことが気になってしまい、他の仕事にも十分集中できなかったり、プライベートの時間までそのことを考えてしまったりしがちです。
そのため、とにかく早く手離れさせて、自分のところにボールがない状態をキープすることが大切なのです。
加えて、返信が早くできれば、相手からの信頼を得ることにもつながります。
相手の信頼を得ることができれば、何か問題が起きた際や複雑な話が出てきた際にも、相手に伝えやすくなります。
その結果として、仕事量が減ることにもつながっていくのです。
(信頼が得られていない場合、説明を細かくしないと納得してもらえないことがあったりして、仕事が増えてしまいがちです。)
仕事は少しだけでもすぐ手を付ける
メール以外の仕事も、できる限り即着手を意識しましょう。
ただ、仕事にも大小様々あり、中にはすぐに手をつけられないような重い仕事もあるかと思います。
そんな時には、とりあえず作業の段取りだけでも先に決めてメモしておいたり、できれば最初の一部分だけ手をつけておくなど、「少しだけ着手する」ことを実践してみるとよいです。
何もせず後回しにしてしまうと、いざ着手しようとした時に、何から進めればいいのか忘れてしまっていたり、また一から考え直さないといけなかったりということが起きます。
そうすると、段取りを考えるのが面倒でさらに後回しにしてしまったり、すぐ着手していればかからなかった手間がかかってしまったりしがちです。
特に、重い仕事だからこそ後回しにしているということも多いですが、そのような場合はなおさら上記の事態になりやすいです。
そのような場合に備えて、先に段取りを決めておいたり、忘れてしまいそうな重要事項についてメモしておいたりすることで、スムーズに仕事を処理できるようになります。
個人的には、仕事を後回しにする最大のデメリットは、「時間が経って内容を忘れてしまうなどして、処理に余分な時間がかかってしまう」ことだと思っています。
ただ仕事の順番を変えるだけであれば、全体の仕事時間は変わらないはずです。
ですが、ある仕事を後回しにした結果、いざ着手しようとした段階で内容を思い出す必要や、資料の再確認をする必要が生じてしまったら、その分やることが増えてしまいます。
少なくとも過去の私は、こういったことの積み重ねで仕事がなかなか終わらないという事態になっていました。
そこで、「忘れる前にとりあえず着手する。後回しにする場合は後ですぐにやることを思い出せるように段取りを決めておく」という意識を持つようにしたところ、かなりスムーズに仕事が進むようになりました。
テンプレートを作る
メールや文書などで、毎回同じような内容で取引先などに送るものがあるかと思います。
そのようなものについてテンプレートを作っておき、新しく作る手間を極力減らすという意識も大切です。
また、
毎回内容が違うのでテンプレートは作れない…
と思っている場合でも、よく見ると内容が共通している部分があるということもあります。
そのような共通点をいかに見つけてテンプレート化できるかというのも、仕事を早くするためのカギになります。
ちなみに、職場ですでに参考になるテンプレートが作られていることもあるかと思います。
職場で決まった書式を使うことが義務付けられている場合はそれに従う必要がありますが、そうでない場合、テンプレートは自分で作成することがおすすめです。
というのも、与えられたテンプレートを機械的に使おうとすると、個々の案件ごとに修正すべき部分を見落としてしまうことがよくあります。
これが自分で作ったテンプレートだと、どのような意図でその表現を使ったのかなどを自分で理解できているため、修正した方がいい箇所が見えやすくなるのです。
経験を積み、判断を早くする
これはテクニックとは少し違うかもしれませんが、仕事のスピードを左右する大きな要因として、「その仕事の経験があるかどうか」があります。
もちろん仕事のボリュームにもよりますが、通常は、過去にやったことのある仕事の方が、初めてやる仕事よりもスムーズに進められると思います。
初めてやる仕事は、仕事に取り組むだけでなく、やり方を調べたり教わったりする時間もかかります。また、慣れていないため、作業にも時間がかかります。
そのため、いかに「慣れている仕事」の割合を増やせるかという点が、仕事の早さに大きな影響を及ぼすことになります。
「初めての仕事」を減らすためには、多くの経験を積んでいくしかありません。
そのため、なるべく早い段階で広い範囲の仕事経験を積むことが、仕事を早くするために重要だと思います。
その意味では、早く仕事ができるようになればその分多くの経験を積めるわけなので、さらに仕事が早くなるといえます。
このような流れで、仕事が早い人と遅い人はどんどん差が開いてしまうんですよね…
「仕事はお金のためにやっているものなので、必要最低限だけやってプライベートを充実させたい」という価値観を持っている場合には、もしかしたら、積極的に仕事の経験を積みに行くということに抵抗感があるかもしれません。
私もどちらかというとプライベートを充実させたいタイプで、仕事はあくまでもプライベートを充実させるための手段と考えています。
ただ、仕事の負担を減らしつつそつなく仕事をこなしていくためには、経験を多く積むことが近道です。
最初は大変ですが、中長期的な目線で見れば経験値の有無はその後の仕事の効率に大きな影響があるので、是非頑張ってみてください。
わからないことはどんどん質問する
仕事でわからないことが出てきた際に、まずは自分で調べて考えてみるということはもちろん必要です。
ですが、一人でいつまでも悩んでしまい、無駄に時間を消費してしまうことは避けなければなりません。
わからないものは考えてもわからないことが多いですし、ある程度調べてわからなければ、それ以上調べたからといって答えを見つけられる可能性は高くありません。
そもそも、仕事は必ずしも正解がないものもありますから、調べても答えが出てこないものは珍しくありません。
ですので、ある程度調べたり考えたりしてもわからないことについては、積極的に周りの人に聞いてみましょう。
その際、面倒に思われるかもしれないとか、「自分で調べろ」というような態度をされるかもと心配するかもしれません。
ただ、自分が仕事でわからないと感じることでも、経験したことのある人にとっては大したことではなく、すぐに教えられるようなものであることも多いです。
そのため、質問をすることを躊躇しないということが大切です。
仕事の進捗について、仕事を振ってきた人に中間報告を行うようにする
仕事を振られた場合、その仕事を完成させてから提出するというのが普通ですよね。
ただ、仕事の完成形について、指示した側と指示された側で認識がずれてしまっているということは珍しくありません。
その場合、完成するまで共有をしていないと、完成した段階でようやく認識のずれに気付くことになり、修正に大きな手間が生じます。
このような事態を避けるために、ある程度（５割程度など）仕事が進んだ段階で、一度進み具合の報告をすることが効果的です。
万一、認識にずれがあっても、中間報告の時点で気付くことができれば、修正の手間は最小限で済みます。
これについて、
途中の段階でいちいち報告するなんて、面倒に思われるのでは・・・？
というような不安もあるかもしれません。
ですが、指示した側からすれば、途中で進捗状況の報告があれば、必要に応じて修正の指示ができることはもちろん、仕事の進み具合が把握できるというメリットもあります。
期限ギリギリまで報告がないと、仕事がきちんと期限までに終わるのかどうかの不安が残ることになります。一方、中間報告があればそのような不安は解消できますし、中間報告の時点の進み具合を見ることで、このままでは期限に間に合わないかもしれない等の見通しを立て、対策を考えることもできるようになります。
そのため、指示した側からしても、途中で進捗の報告がある方がよいと考えることが多いと思います。少なくとも、私が後輩などに仕事をお願いするときは、途中で進捗の報告をしてほしいと求めています。（中間報告を嫌がる指示者がいたとすると、その人に問題がある気がします・・・）
最後に
今回は、仕事を速くするためのアイデアを紹介しました。今回は、私が実際にやってみて特に効果があったと感じるものをピックアップしていますので、是非実践してみてほしいです！
